会议地点：惠州蔡氏宗亲会会议室
主 持 人：蔡高锡
记 录 人：蔡一安
参加人员：蔡楚标、蔡良成、蔡海峰、蔡春彬、蔡庸美、
蔡惠涛、蔡育柳、蔡文周、蔡伟文、蔡玉彬、
蔡天赐、蔡少锋、蔡迅烽、蔡乐林、蔡洪茂、
蔡振兴、蔡秀华、蔡更林、蔡怀梅、蔡会端、
蔡子仪、蔡小燕、蔡晓华
请假人员：蔡卫刊、蔡健全、蔡建来、蔡建设、蔡建处、
蔡德炎、蔡贡芳、蔡奕新、蔡东华、蔡文雅、
蔡学年、蔡澄清、蔡爽安、蔡恒儿、蔡焕斌、
蔡沛森、蔡东江、蔡良平、蔡
威、蔡永坚、
蔡文喜、蔡协民、蔡
飞、蔡 伟、蔡 晔
会议就相关议题进行了热烈讨论，集思广益，结合大家的意见，形成了相应决议，现纪要如下：
一、讨论年会及换届的问题
1、年会（含换届）拟定元月中旬前召开，初定2024年元月14日，规模20至30围台，可以带配偶1人参加。年会需要提前做出方案，参会人员提前报秘书处备案。
2、年会费用筹措，已经有部分宗亲带头赞助，需要继续发动大家捐款捐物，为此次年会顺利召开提供经济保障。
蔡高锡8000、蔡春彬5000、蔡飞5000、蔡庸美3000、
蔡迅烽3000、蔡文周3000、蔡楚标2000、蔡海峰2000、
蔡拥军20000、蔡卫刊3000
3、明确会员加入的条件以及各职级领导人捐赠标准。
（1）从2024年开始，取消会员年费，新加入会员一次性捐款500元即可成为本会永久会员，但必须遵守本会的章程及规章制度，并且每年度响应宗亲会组织的活动，积极参与，如果连续两年都不响应、不参与宗亲会组织的任何活动，则视为自动退出。
（2）本会实行“入会自愿，退会自由”的原则，并要求会员严格自律、实行自我管理，不得打着本会的旗号做有损惠州蔡氏宗亲声誉与本会利益的事情。
（3）其他领导人在2025年6月30日前捐款累计达到相应的标准，即可确认相应资格。所有会员也可根据自己意愿预先申报A、B、C、D、E各类职级，但必须在2025年6月30日前按照本人申报职级，将对应捐款额度缴纳完成。
A、荣誉会长：5万；
B、会长：3万；
C、常务副会长：2万；
D、副会长：1万；
E、理事：5千。
本会设：荣誉会长、名誉会长、顾问若干个名额，授予名誉或荣誉称号，需本人热心宗亲事务、享有崇高的社会声望、德高望重的前辈、为本会做出重大贡献的宗亲。
顾问、名誉会长没有赞助金额的要求，可根据自己的意愿捐款，荣誉会长则赞助金额累计在5万元以上，达到荣誉会长资格后，本会将授予 “永久荣誉会长”牌匾。
（4）若有提前达到（或认捐）相应资格级别的宗亲，可以提前在年会上颁发相应资格级别的牌匾（认捐还未正式达到的先发荣誉证书，待正式达到资格再颁发牌匾）,继续捐款加以累计，如达到更高级别资格，再颁发相应资格级别牌匾。无论哪一个级别，可以将以前捐款金额累计随时升级，换届也一样累计。
说明：
1、换届之后每届理事任期五年。自2021年6月惠州蔡氏宗亲会成立以来，个人累计缴纳的会费、年费、赞助捐款等所有款项金额，视作换届后各职级领导人已经缴纳的款项。
2、达到理事以上职级的领导人，将在年会上授牌。
3、为鼓励宗亲捐赠物资，根据所捐物资数额的价值情况（可累计计算），设“爱心奉献奖”、“重大奉献奖”、“特别贡献奖”等荣誉奖励，在年会上颁发荣誉证书。
4、惠州市下辖的三县（博罗、惠东、龙门）三区（惠阳、大亚湾、仲恺）已经成立了宗亲会组织的（县、镇、村、村民小组），以宗亲会组织的名义加入惠州蔡氏宗亲会，成为集体会员，没有成立宗亲会组织的以个人会员加入。
二、成立年会（换届）筹备小组
1 、秘书处工作班子成员
由秘书长牵头组建，也可自己推荐自己以及推荐熟悉的蔡氏亲属参与，但用人最终由秘书长拍板。
秘 书 长：蔡庸美
副秘书长：蔡一安、蔡迅烽
财务记账：蔡一安（兼）
出 纳：蔡晓华
其他工作人员：蔡更林、蔡文周
2、年会筹备小组：
组 长：蔡高锡
副组长：蔡庸美、蔡春彬、蔡卫刊、蔡海峰
成 员：蔡一安、蔡文周、蔡迅烽、蔡伟文、蔡更林、
蔡晓华、蔡少锋、蔡玉彬、蔡子仪、蔡 文
三、关于建立助学奖励、敬老慰问、救困帮扶等资助的管理制度
1、从2024年开始，本会会员子女，凡参加高考并被一本大学录取的应届本科生，凭录取通知书，报本会理事会审批，本会一次性给予嘉奖。其中，被清华大学、北京大学录取的加重奖励。
2、本会会员因重大疾病住院，或遇到重大灾祸，凭自身经济条件难以脱离困境，宗亲会视具体情况核实后帮其在本会平台发动会员献爱心募捐，募捐所得全部支付慰问。
3、本会会员及父母年满90周岁以上长者，本会每年（重阳节或春节、中秋节）组织慰问活动，赠送老人慰问红包和生活用品（注：慰问老人必须在惠州辖区内进行慰问，可联合其他商协会如慈善会一起进行）。
四、建立健全组织架构。以街道、乡镇为单位，设立片长工作站（或联络办公室），负责本区域宗亲事务的联络与对接。要完善会员档案，每届编辑一本蔡氏宗亲会员《通讯录》。
五、有计划地安排走访蔡氏宗亲企业、蔡氏村落。加强宗亲之间的联络互动，深入调查研究，整合资源，发挥优势，帮助宗亲特别是宗亲企业解决实际难题。
六、加强对外交流。特别是与惠州周边地区的深圳、东莞、河源等宗亲会的互访、交流、联谊活动，学习兄弟宗亲会的成功经验，不断扩大自身的社会影响力，获取更多有效社会资源，促进宗亲事业的发展。
